نحوه استفاده از تجزیه و تحلیل GAP برای بهبود عملکرد تجارت

چگونه می توانید شغلی را که سودآور ، کارآمد و اولویت برای رشد است ، اداره کنید؟شما باید یکباره در بالای چیزها بمانید. هر فرآیند باید تا حد ممکن کار کند. در هر لحظه ، باید بدانید که در کجا باید زمان و منابع را سرمایه گذاری کنید.

این بسیار ساده تر از آنچه انجام شده است. برای رسیدن به چنین وضعیتی مناسب برای اولین بار ، ابتدا باید بفهمید که کاستی های شما کجاست. یک روش اثبات شده برای تعیین آن تجزیه و تحلیل شکاف است.

تجزیه و تحلیل شکاف چیست؟

تجزیه و تحلیل شکاف فرایندی برای بررسی وضعیت فعلی تجارت شما و مقایسه آن با نتایج بالقوه یا مورد نظر است. هدف شما شناسایی شکاف بین وضعیت فعلی شما و جایی است که دوست دارید تجارت شما در آینده باشد.

پس از اتمام تحقیقات اولیه ، برای رسیدن به اهداف خود نیز باید استراتژی را برای بستن این شکاف ها انجام دهید.

مناطق اصلی استفاده

به طور کلی ، این شرکت به طور کلی می تواند از یک فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف بهره مند شود. با این حال ، شما ممکن است بهتر باشید روی چند زمینه اصلی تجارت تمرکز کنید که بیشترین پیشرفت را داشته باشید. برخی از این زمینه های اصلی استفاده عبارتند از:

برای ارائه زمینه بیشتر ، در اینجا چند مورد استفاده خاص وجود دارد که موقعیت های مختلف را نشان می دهد و زمینه های تمرکز را برای تجزیه و تحلیل شکاف. این مثال های تجزیه و تحلیل شکاف کاربرد گسترده ای از روش تجزیه و تحلیل شکاف را نشان می دهد.

• شما می توانید تجزیه و تحلیل شکافی از ساخت ، حمل و نقل و سایر فرآیندهای کارخانه را انجام دهید که شرکت شما اهداف بهره وری را برآورده نمی کند ، بازده و شکایات مشتری وجود دارد یا سایر اهداف مرتبط برآورده نمی شود. تجزیه و تحلیل شکاف می تواند نشان دهد که چه فرایندهایی وجود دارد (به عنوان مثال شیوه های مدیریت زنجیره تأمین منسوخ) ، و نکاتی را در مورد آنچه باید انجام شود بیان می کند.
• هنگامی که یک محصول جدید را راه اندازی می کنید ، ممکن است از تجزیه و تحلیل GAP استفاده کنید تا مشخص کنید که چرا پیش بینی های فروش شما برآورده نشده است ، یا اینکه چرا احساسات مشتری منفی است. این یک روش خوب برای ارزیابی اثربخشی استراتژی رفتن به بازار شماست.
• اگر محصولات فیزیکی را می فروشید ، می توانید به نتایج تجزیه و تحلیل شکاف فروش از عملکرد موارد خاص ، دسته موارد و غیره نگاه کنید ، سپس از نتایج استفاده کنید تا مشخص کنید که آیا روی خطوط محصول مناسب تمرکز دارید.
• تجزیه و تحلیل شکاف همچنین ابزاری مفید در مدیریت عرضه است. به عنوان مثال ، اگر یک حق رای دادن در یک زنجیره رستوران به طور مداوم از وسایل لازم خارج شود ، تجزیه و تحلیل شکاف می تواند به آنها کمک کند تا دلیل آن را درک کنند.
• تجزیه و تحلیل شکاف نیز می تواند بر روی پرسنل انجام شود. در حقیقت ، می توان از آن به عنوان یک روش ارزیابی ارزشمند استفاده کرد. به عنوان مثال ، اعضای یک تیم فروش می توانند عملکرد فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنند تا در کجا ممکن است به کمک و آموزش اضافی نیاز داشته باشند. این روند همچنین می تواند برخی از بهترین شیوه هایی را که همه اعضای تیم باید در نظر بگیرند ، نشان دهد.

اهداف تجزیه و تحلیل شکاف

هنگامی که یک تجزیه و تحلیل شکاف به طور مؤثر انجام می شود ، شرکت می تواند مزایای ملموس را به دست آورد. نکته اصلی ایجاد اهداف واضح و موجز قبل از شروع فرآیند تجزیه و تحلیل است. در اینجا چند مثال آورده شده است:

• برای یادگیری اینکه در مناطقی مانند مشارکت کارکنان ، رضایت مشتری ، سودآوری ، بهره وری ، کیفیت محصول و غیره به کجا نیاز دارد.
• برای تعیین اینکه در هر منطقه تجاری ضعف وجود دارد.
• از ذینفعان و مدیران در هنگام تصمیم گیری حمایت کنید.
• بیاموزید که منابع را در اولویت قرار دهید.
• یک بررسی واقعیت را ارائه دهید که فرضیات و واقعیت ممکن است درگیری باشد.
• تعیین کنید که آیا اهداف یک پروژه برآورده شده است یا خیر و چرا.

بتن در مقابلمفهومی و استراتژیک در مقابلتجزیه و تحلیل شکاف عملیاتی

بتن در مقابلمفهومی

تجزیه و تحلیل شکاف بتونی یکی از مواردی است که به وقایع و وقایع متمرکز است. با یک تجزیه و تحلیل شکاف مفهومی ، فرضیه ها را در نظر می گیرید. با این وجود می توانید مراحل مشابه بسیاری را در هر دو انجام دهید ، با این حال ، تفاوت هایی با تجزیه و تحلیل شکاف مفهومی وجود دارد. به عنوان مثال ، شما نیاز به فرضیات تحصیل کرده در مورد داده ها دارید. با تجزیه و تحلیل بتونی ، باید حقایق و داده های واقعی را در اختیار شما قرار دهید.

استراتژیک در مقابلعملیاتی

تجزیه و تحلیل شکاف عملیاتی بیشتر اتمی است. این کار بر روی عملیات روزانه متمرکز است و اغلب در یک تیم یا بخش خاص متمرکز است. تجزیه و تحلیل شکاف در مدیریت استراتژیک در سطح بالاتری انجام می شود. در اینجا ، تمرکز غالباً سازمانی متقابل است و به توسعه استراتژی های آینده ، برنامه ریزی و اجرای می پردازد. اینها هر دو بتونی هستند و به داده های دنیای واقعی نیاز دارند.

مزایا و محدودیت های تجزیه و تحلیل شکاف

الگوی پاورپوینت تجزیه و تحلیل شکاف توسط Slidemodel

مزایا

راه برای به دست آوردن بهترین نتیجه از هر تکنیک تجزیه و تحلیل شکاف ، بدست آوردن خرید است. شما می توانید این کار را با اشاره به مزایای انجام تجزیه و تحلیل شکاف انجام دهید. این شامل:

• این دیدگاه از شغل خود را برای شما فراهم می کند که احتمالاً قبلاً تجربه نکرده اید. بسته به نوع تحلیلی که انجام می دهید ، آن چشم انداز می تواند کاملاً متمرکز و عمیق باشد. همچنین می تواند از زاویه ای بسیار گسترده انجام شود.
• این فرآیندهای مهم تصمیم گیری را تسهیل می کند و به مدیریت اجازه می دهد تا اولویت های آنها را بهتر تعیین کند.
• این شما را مجبور می کند بدون این فرض که آنها مؤثر هستند ، نگاهی عمیق تر به شیوه های فعلی خود بیندازید. با در نظر گرفتن این نگاه عینی ، می توانید مشخص کنید که کدام فرآیندها ممکن است از سودمندی آنها فراتر رفته باشد.
• بسته به وسعت پروژه ، تجزیه و تحلیل شکاف می تواند منجر به شناسایی سریع مشکل شود. این کار اغلب با استفاده از تجزیه و تحلیل متناسب با شکاف انجام می شود.

محدودیت ها

همچنین درک آنچه با تجزیه و تحلیل شکاف انجام نخواهید داد ، مهم است. علاوه بر این ، بسیار مهم است که تصدیق کنیم که یک تجزیه و تحلیل احتمالاً نقص دارد. اول ، تجزیه و تحلیل شکاف به سادگی شناسایی شکاف است. این مراحل یا نقاط عملی را برای بهبود ارائه نمی دهد. همچنین ممکن است رقابت و عوامل خارجی در بازی وجود داشته باشد که بخشی از تحقیقات نخواهد بود. سرانجام ، در صنایع سریع حرکت ، ممکن است آنقدر تغییر و تغییر کند که به طور مداوم تغییر کند ، که ممکن است یک تحلیل قبل از انتشار و توزیع آن منسوخ شود.

نمونه ها و چارچوب های تجزیه و تحلیل شکاف

چندین ابزار تجزیه و تحلیل شکاف مؤثر وجود دارد که ارزش استفاده از آنها و الگوهای تجزیه و تحلیل شکاف را برای ارائه های پاورپوینت و Google Slides ارائه می دهد. یکی از موارد مناسب را انتخاب کنید تا به بهترین وجه اهداف خود را انجام دهید. در اینجا چند نمونه از مدل ها و ابزارهای تجزیه و تحلیل GAP وجود دارد که می توانید از آنها برای انجام و ارائه تجزیه و تحلیل شکاف استفاده کنید.

چارچوب مک کینزی 7S

نمودار Blue McKinsey 7s برای PowerPoint توسط Slidemodel

چارچوب 7S برای اولین بار در دهه 1970 توسط شرکت مشاوره Nameake تصور شد. تمرکز اصلی آن بر کاوش در ساختار سازمانی و دستیابی به تراز بهینه برای 7 عنصر داخلی در شرکت است. مدل McKinsey 7-S به ویژه هنگامی که می خواهید تعامل بین بخش های مختلف سازمان خود را تجزیه و تحلیل کنید ، بسیار مفید است.

چارچوب پستان

الگوی پاورپوینت تجزیه و تحلیل PESTEL توسط Slidemodel

مخفف PESTEL مخفف سیاست ، اقتصاد ، اجتماعی ، فناوری ، محیط زیست و قانونی است. این غالباً توسط بخش های بازاریابی به عنوان ابزاری برای تجزیه و تحلیل چگونگی تأثیر عوامل خارجی می تواند بر بازاریابی یک تجارت استفاده شود. به عنوان مثال ، نبرد سیاسی بین کشور مبدا یک شرکت و دیگری می تواند بر توانایی شرکت در تهیه محصولات خود در آن منطقه تأثیر بگذارد. همچنین می تواند احساسات مشتری را منفی کند. نمونه ای از عوامل اقتصادی این است که افزایش بیکاری می تواند بر فروش تأثیر بگذارد.

چارچوب هماهنگی نادلر-توشمن

چارچوب هماهنگی نادلر-توشمن معمولاً برای شناسایی علت مسائل مربوط به عملکرد استفاده می شود. این بر اساس این ایده است که چهار عنصر زیر باید هماهنگ باشند تا بهترین عملکرد را از کارمندان بدست آورند:

به عنوان مثال ، تصور کنید که تیمی را استخدام کرده اید که بسیار ماهر است ، اما بسیار مستقل است. اگر فرهنگ کاری شما بسیار سنتی است و ساختار مدیریتی شما بلند است ، آن افراد قادر به کار در بهترین حالت نیستند.

تجزیه و تحلیل SWOT

برای افراد ناآگاه ، SWOT تجزیه و تحلیل نقاط قوت ، ضعف و تهدیدهای یک شرکت است.

طراحی آنالیز SWOT مسطح برای پاورپوینت توسط Slidemodel

تجزیه و تحلیل SWOT می تواند فوق العاده بدون عارضه باشد ، مانند یک جلسه ساده طوفان مغزی با یادداشت هایی که روی یک تکه کاغذ قرار دارد. همچنین می تواند شامل یک تجزیه و تحلیل عمیق باشد که در آن از داده ها برای شناسایی عوامل مؤثر بر SWOT استفاده می شود.

مدل علیت Burke-Litwin

مدل تجزیه و تحلیل شکاف علّی مبتنی بر این فرضیه است که عوامل داخلی و خارجی بر عملکرد سازمانی تأثیر می گذارد. این چارچوب برای ارزیابی کارکردهای محیط و سازمانی که می تواند بر عملکرد تأثیر بگذارد ، استفاده می شود.

طراحی اسلاید مدل علیت Burke-Litwin

چارچوب ها و الگوهای دیگری نیز در دسترس است. به عنوان مثال ، الگوی تجزیه و تحلیل FIT-GAP می تواند برای شناسایی سریع مشکل همانطور که در بالا ذکر شد استفاده شود.

نحوه انجام تجزیه و تحلیل شکاف

یک رویکرد چهار مرحله ای وجود دارد که بیشتر افراد هنگام انجام تجزیه و تحلیل شکاف ، از آنها کمک می کنند. مراحل درگیر و همچنین یک مثال تجزیه و تحلیل شکاف در زیر ذکر شده است:

1. وضعیت فعلی موضوع مورد تجزیه و تحلیل را مشخص کنید

وضعیت فعلی شما به سادگی همان کاری است که شما در حال حاضر انجام می دهید. تصور کنید که شما یک شرکت پذیرایی در حال رشد دارید و می خواهید روی بهبود درآمد پذیرایی رویدادهای شرکت خود تمرکز کنید. اولین قدم شما این است که آنچه را که شما به عنوان یک رویداد شرکتی در مقابل انواع دیگر رویدادها می دانید ، تعیین کنید ، سپس درآمد ماهانه ای را که از آن رویدادها می کنید تعیین کنید. بیایید تصور کنیم که درآمد ماهانه شما 20K است.

2. اهداف آینده را رسمی کنید

کافی نیست که بخواهید به سادگی پیشرفت کنید ، باید اهداف رسمی را برای کار در جهت ایجاد کنید. اینها باید قابل اندازه گیری ، قابل دستیابی و واقع بینانه باشند. در مورد مثال ما ، بیایید بگوییم که می خواهید درآمد ماهانه از رویدادهای شرکت ها را 35K افزایش دهید.

3. شکاف های موجود را شناسایی کنید

بر اساس اطلاعاتی که دارید ، 15 کیلوگرم از رسیدن به هدف خود فاصله دارید. این شکاف شماست و این شکاف همچنان وجود خواهد داشت مگر اینکه اقدامی انجام شود.

با این حال ، هدف شما فقط شناسایی شکاف فعلی نیست ، بلکه به این دلیل است که چرا وجود دارد. این بهترین کار با کمک 5 تجزیه و تحلیل علت ریشه انجام می شود. تیم خود را یک سری سؤال مطرح کنید تا زمانی که می توانید تنگنا واقعی را مشخص کنید.

4- یک برنامه بهبود را بر اساس گزارش تجزیه و تحلیل شکاف ابداع کنید

هنگامی که سند تجزیه و تحلیل شکاف نهایی را بررسی کردید ، می توانید استراتژی هایی را برای رفع چیزها شروع کنید. برای انجام این کار به طور مؤثر ، از اطلاعات علت اصلی که به دست آورده اید ، استفاده کنید و آن را در اصلاحات بگنجانید. به عنوان مثال ، اگر فهمیدید که تیم شما فاقد موثرتر افراد است ، به استخدام کارمندان بیشتر یا برنامه ریزی های شخصی کمتر برای چند هفته مراجعه کنید.

همچنین ، هزینه اجرای استراتژی های مختلف برای بستن شکاف را ارزیابی کنید. شاید شما بودجه ای برای استخدام افراد جدید تمام وقت ندارید. شاید بتوانید کارایی تیم خود را به روش دیگری افزایش دهید؟به عنوان مثال ، با ارائه ابزارهای بهتر برنامه ریزی رویداد.

نتیجه گیری

با انجام تجزیه و تحلیل شکاف ، خود را وادار می کنید تا امروز به وضعیت تجارت خود نگاهی صادقانه بیندازید و فرایندها و رویه های خاصی را که مانع از رسیدن به اهداف تجاری خود می شود ، شناسایی کنید. انواع مختلفی از تجزیه و تحلیل برای انجام وجود دارد. خوشبختانه ، شما می توانید یک الگوی تجزیه و تحلیل شکاف پیدا کنید که مطمئناً نیازهای خاص شما را برآورده می کند. در نهایت اهمیت تجزیه و تحلیل شکاف را نباید هنگام تعیین اهداف و ایجاد یک استراتژی برای دستیابی به آن اهداف نادیده گرفت.