ورود به معامله

ضبط معاملات حسابداری: اسناد منبع ، ژورنال عمومی ، لجر عمومی ، تراز آزمایشی

بررسی ساختار حسابداری

برای جمع آوری همه عناصر حسابداری و حسابداری که یک شرکت انجام خواهد داد ، و درک می کند که چگونه همه این عناصر با هم کار می کنند-ما باید روند واقعی حسابداری را درک کنیم. یعنی فرآیند مکانیکی دقیق برای حفظ فروش ، هزینه ها ، درآمد و درآمد مستند شده در همه مکان های مناسب تا بتوانیم صورتهای مالی دقیقی را به موقع ارائه دهیم. برای انجام این کار ، ما باید ساختار حسابداری را درک کنیم.

اسناد منبع

اسناد منبع فرم های تجاری است که تمام معاملات مالی یک تجارت را از خرید صندلی گرفته تا فروش مداد مستند می کند. فرم های تجاری شامل سفارشات خرید ، رسیدها و فاکتورها است. مشخصات واقعی فرم های تجاری مورد استفاده شرکت ها بسیار متفاوت است. برخی از شرکت ها برای مستند کردن یک سفارش خرید ساده ، به مقدار غیر ضروری کاغذ نیاز دارند. برخی دیگر بیش از حد ملایم هستند و به مدیران این امکان را می دهند که مواردی را با مسئولیت پذیری بسیار اندک و تنظیمات موجودی کمی سفارش دهند و یا بفروشند. برای همه مشاغل مهم است که یک سیستم کارآمد و پاسخگو داشته باشند که تمام خریدها ، فروش ها و موجودی ها را مستند می کند. انجام این کار مستلزم استفاده از اسناد منبع است که معامله مالی هر مورد خاص را برای پردازش و حسابداری ثبت می کند.

مجله

در این عصر رایانه ، برخی از این مفاهیم اکنون در یک پایگاه داده رایانه ای گنجانیده شده اند که ما داده ها را مستقیماً وارد می کنیم ، و بانک اطلاعاتی باعث می شود که تمام انجمن هایی که به طور خودکار مورد نیاز خود هستیم ، همه چیز را در یک منطقه مرکزی و طبقه بندی شده ذخیره کنیم. ممکن است در نگاه اول به نظر برسد که یادگیری در مورد همه این موارد بی فایده است زیرا همه چیز رایانه ای است ، اما این درست نیست. حتی اگر فرآیندهای الکترونیکی بسیاری از مسیرهای کاغذی فیزیکی را که در سوءاستفاده از بین می روند ، از بین برده اند ، مفاهیمی که این سیستم های حسابداری رایانه ای را هدایت می کنند ، همه در ساختار حسابداری ریشه دارند. هر چیزی که در اینجا یاد می گیریم تقریباً به همان روش در یک سیستم رایانه ای نشان داده شده است.

به طور کلی ، همه چیز از یک سند منبع شروع می شود و سپس به یک ژورنال حرکت می کند. در دنیای حسابداری ، ژورنال کتابی است که شامل نوشته های اصلی برای معاملات مالی است. مجلات اطلاعات معاملات مالی را در نهایت از اسناد منبع ذخیره می کنند. بعداً ، این مدخل های ژورنال خلاصه می شوند و سپس به یک دفترچه ارسال یا منتقل می شوند.

یک ژورنال همه ورودی ها را به صورت زمانی ضبط می کند ، اگرچه در یک سیستم حسابداری رایانه ای می توانید با هر پارامتر مرتب کنید. این فرایند به عنوان روزنامه نگاری شناخته می شود.

چندین نوع ژورنال مختلف وجود دارد. بسیاری از آنها برای نیازهای یک شرکت ویژه هستند. برای اهداف ما ، ما فقط روی ژورنال های عمومی و یک زن و شوهر از ژورنال های ویژه تمرکز خواهیم کرد.

یک نوع ژورنال ویژه به عنوان ژورنال فروش شناخته می شود ، اگرچه بسته به شرکت ممکن است چیز دیگری نامیده شود. همانطور که از عنوان نشان می دهد ، یک ژورنال فروش فروش یک شرکت را ثبت می کند. یک مثال معمولی چیزی شبیه به این است:

این یک ژورنال ویژه در نظر گرفته می شود. این فقط معاملات فروش را ضبط می کند. این داده ها سپس در پایان ماه خالص شده و به ژورنال عمومی منتقل می شوند.

مجله عمومی

در ژورنال عمومی ، شما برای هر معامله مالی (سمت چپ و حقوق) بدهی ها و اعتبار خود را ثبت می کنید. با استفاده از مدل قبلی شرکت تعمیر رایانه Orion به این نمونه نگاهی بیندازید:

- ملودی 50،000 دلار سرمایه برای شروع تجارت جدید خود ، شرکت تعمیر رایانه Orion اضافه می کند.

- ملودی 25000 دلار سپرده برای 10 ماه اجاره برای فضای تجاری جدید خود پرداخت می کند.

- ملودی 7،500 دلار اعتبار برای خرید قطعات یدکی رایانه برای اداره شرکت جدید تعمیر رایانه خود به دست می آورد.

- ملودی 18000 دلار سفارش تعمیر رایانه دریافت می کند.

- سفارش ملودی 6،500 دلار قطعات اضافی رایانه ای دیگر که ظرف 30 روز قابل پرداخت است.

- ملودی دو چک را صادر می کند ، یکی برای 7،500 دلار و دیگری با قیمت 6500 دلار ، در مجموع 14000 دلار به منظور پرداخت اعتبار برجسته خود از فروشگاه تأمین کننده قسمت رایانه.

با استفاده از اطلاعات فوق ، در اینجا نحوه نمایش در ژورنال عمومی آمده است:

در هر ژورنال عمومی معمولی ، تاریخ ، توضیحات ، ارسال مرجع ، بدهی ها و اعتبار را خواهید داشت. توجه داشته باشید که مرجع ارسال شماره مرجع است که ورودی با ارسال آن به دفترچه مربوط می شود. در مثال ما خالی است زیرا هنوز هیچ چیز ارسال نشده است.

ورود به تاریخ: شما متوجه خواهید شد که برای بسیاری از این موارد ، که در اینجا خلاصه شده است ، باید چندین تاریخ وجود داشته باشد. به عنوان مثال ، صورتحساب حساب های دریافتنی از تعمیرات مشتریان مطابق با همان روز دریافت پول نقد نیست. تاریخ اولین تاریخ شروع معامله است. نیازی به اضافه کردن تاریخ های بعدی نیست مگر اینکه آنها به یک ماه دیگر یا دوره حسابداری ادامه دهند. برای سهولت این مثال ، فرض می کنیم که همه چیز در همان ماه (سپتامبر) باز و بسته شد.

ورودی توضیحات: نام حساب که باید بدهی در خط اول باشد و نام حساب مورد اعتبار آن قرار می گیرد.

ارسال مرجع (PR): در این مثال از آن استفاده نمی شود. با این حال ، این می تواند یک شناسایی مرجع منحصر به فرد باشد که مربوط به ورود در دفترچه عمومی باشد.

بدهی: این مبلغی است که برای حساب مشخص شده پرداخت می شود.

دفترچه عمومی

همانطور که از ژورنال عمومی دیدیم ، ما هر معامله مالی را داریم که شرکت به صورت زمانی ضبط کرده است. حال ما باید این معاملات را انجام دهیم و دوباره آنها را به دفترچه عمومی یا رهبران ویژه بازنویسی کنیم که به نوبه خود خلاصه می شوند و به دفترچه عمومی ارسال می شوند. در نگاه اول ، این ممکن است زائد به نظر برسد. با این حال ، هر معامله ای که به صورت زمانی در ژورنال عمومی مشخص شده است ، در حساب Ledger خود به Ledger General ارسال می شود. دفترچه عمومی در بسیاری از حساب های مختلف سازماندهی شده و توسط آنچه هر معامله نشان می دهد طبقه بندی می شود.

دفترچه عمومی کتاب یک شرکت است. این شامل تمام حساب ها و مانده های آنها برای دوره حسابداری است. تفاوت اصلی بین نحوه کار ژورنال عمومی و نحوه کار دفترچه عمومی این است که مجله عمومی معاملات مالی را تا تاریخ تعیین می کند ، و دفترچه عمومی سابقه معاملات مالی بر اساس حساب (یا خلاصه شده توسط حساب) است.

با استفاده از مثال فوق از شرکت تعمیر رایانه Orion ، یک دفترچه عمومی ممکن است چیزی شبیه به این باشد:

مرجع ارسال در این مثال به عنوان "GJ1" ذکر شده است ، که به معنی ژورنال ژورنال صفحه 1 است ، اما بسته به پیچیدگی سیستم حسابداری یک سازمان ، واقعاً می تواند هر چیزی و حتی با جزئیات بیشتر باشد.

رهبر شرکتهای تابعه

بعضی اوقات معاملات مالی برای یک شرکت فعال فقط برای لیست در دفترچه عمومی بسیار پیچیده و مفصل می شود ، و در چنین مواردی ، ما به یک دفترچه دیگر و متمرکز تر نیاز داریم که معاملات را خلاصه می کند که سپس به دفترچه عمومی ارسال می شود. این دفترچه ها به عنوان دفترچه فرعی شناخته می شوند. به عنوان مثال ، اگر یک شرکت دارای چند صد مشتری با هزینه بزرگ است ، تصور کنید که فقط در بخش حساب های دریافتنی (AR) از دفترچه عمومی وارد یک ورودی شوید ، به همراه سایر ورودی های AR برای هر معامله. دفترچه عمومی دیگر آنقدر کلی نیست. به همین دلیل ، این یک شرکت معمول است که یک شرکت تابعه جداگانه AR داشته باشد ، جایی که این معاملات از مجله عمومی ارسال می شود. سپس دفترچه AR جمع می شود و خلاصه می شود و به عنوان یک ورودی واحد در دفترچه عمومی وارد می شود. همه چیز با یک دفتر تابعه همانند Ledger General کار می کند. موارد خاصی که به روز شده و در دفتر تابعه اضافه شده اند ، در نوعی اثر خط لوله به دفترچه عمومی ارسال می شوند.

تعادل محاکمه

تراز آزمایشی دقیقاً همانطور که نام آن پیداست است: این یک تراز آزمایشی یا آزمایش آزمایش متعادل کردن کتاب ها است. این گزارشی نیست که توسط صاحبان و سرمایه گذاران دیده می شود. این گزارشی است که توسط حسابدار برای حسابدار تهیه شده است تا نه تنها در جایی که شرکت از نظر مالی ایستاده است ، بلکه این کتاب ها چقدر خوب هستند.

تراز آزمایشی از دفترچه عمومی تولید می شود. تراز آزمایشی تمام این اطلاعات را در یک بیانیه مناسب برای حسابدار برای بررسی و بررسی در برابر سایر گزارش های مالی ، دفترچه ها و مجلات تثبیت می کند.

هنگامی که دفترچه عمومی مورد بررسی ، متعادل ، جمع و به ترازنامه آزمایشی منتقل شده است ، چیزی شبیه به این خواهد بود:

ترازنامه آزمایشی فوق متناسب با مثال شرکت کوچک ما بسیار ساده است. با این حال ، این نشان می دهد که اگر همه چیز به درستی انجام شود ، تعادل کلی آزمایشی چگونه متعادل خواهد شد. این مهم استاگر بدهی ها و اعتبار یک تراز آزمایشی برابر نباشد ، در دفترچه عمومی چیزی غیرقابل توصیف است.

تراز آزمایشی: در پایان دوره حسابداری ، کلیه معاملات بدهی و اعتباری برای هر حساب جمع می شود و در یک گزارش دو ستونی قرار می گیرد که تمام مانده های بدهی و اعتباری حاصل را مقایسه می کند. مجموع کلیه بدهی ها برای همه حساب ها باید با مجموع کل اعتبار برای همه حساب ها برابر باشد. اگر کل برابر باشد ، تعادل آزمایشی در تعادل است.

• معاملات بدهی و اعتباری در حساب های اشتباه ثبت می شود
• هیچ وقت یک دفتر روزنامه به دفتر کل نرسید یا یک تراکنش مالی هرگز در مجله عمومی ثبت نشد.
• تراکنش های بدهی و اعتباری به صورت معکوس ثبت شد

اگر تراز آزمایشی تعادل نداشته باشد، به این معنی است که ممکن است خطاهایی وجود داشته باشد، از یک محاسبه اشتباه عددی ساده گرفته تا ورود نامناسب در مجله یا ارسال مجله. بهترین راه حل در برابر گزارش تراز آزمایشی غیرمتعادل فاجعه بار، اجرای مکرر گزارش و متعادل کردن مکرر آن است. به عبارت دیگر، به جای تلاش برای رفع همه چیز در پایان سال، سعی کنید به همان سرعتی که خطاها ظاهر می شوند، آنها را کشف کنید.