ارزیابی عملکرد یک سازمان

ارزیابی سازمانی یک فرایند سیستماتیک برای به دست آوردن اطلاعات معتبر در مورد عملکرد یک سازمان و عوامل مؤثر بر عملکرد است. این با انواع دیگر ارزیابی ها متفاوت است زیرا ارزیابی بر سازمان به عنوان واحد اصلی تجزیه و تحلیل متمرکز است.

سازمان ها دائماً در تلاشند تا سازگار ، زنده بمانند ، انجام دهند و تأثیر بگذارند. با این حال ، آنها همیشه موفق نیستند. برای درک بهتر آنچه می توانند یا باید تغییر کنند تا توانایی عملکرد خود را بهبود بخشند ، سازمان ها می توانند ارزیابی های سازمانی را انجام دهند. این ابزار تشخیصی می تواند به سازمانها کمک کند تا داده های مفیدی را در مورد عملکرد خود بدست آورند ، عوامل مهمی را که به آنها کمک می کند یا مانع از دستیابی به نتایج آنها می شود ، شناسایی کرده و خود را با توجه به رقبا قرار می دهند. جالب اینجاست که تقاضا برای چنین ارزیابی هایی در حال افزایش است. اهدا کنندگان به طور فزاینده ای در تلاشند تا درک خود را از عملکرد سازمانهایی که آنها تأمین می کنند عمیق تر کنند (به عنوان مثال ، وزارتخانه های دولتی ، موسسات مالی بین المللی و سایر سازمان های چند جانبه ، سازمان های مردم نهاد و همچنین موسسات تحقیقاتی) نه تنها برای تعیین سهم این سازمان ها در نتایج توسعهبلکه برای درک بهتر ظرفیت هایی که این سازمان ها برای حمایت از دستیابی به نتایج در نظر گرفته اند.

مثال

نمونه هایی از کاربرد ارزیابی های سازمانی

• شبکه ارزیابی عملکرد سازمان چند جانبه (MOPAN) گروهی از 16 کشور اهدا کننده است که برای ارزیابی عملکرد سازمان های چند جانبه اصلی که آنها تأمین می کنند ، به نیروها پیوسته اند. MOPAN یک رویکرد ارزیابی را توسعه داده است که به درک و داده های ثانویه (یعنی اسناد) برای ارزیابی عملکرد سازمانها با تمرکز بر سیستم ها ، رفتارها و شیوه های آنها (یا ظرفیت ها) می پردازد. این تمرین برای تشویق بحث در بین اهدا کنندگان و سازمان های چند جانبه در مورد راه های تقویت اثربخشی سازمانی استفاده می شود.
• در سال 2011 ، گزارش ارزشیابی توسط صندوق بین المللی پول (IMF) در مورد عملکرد آن منتهی به بحران مالی و اقتصادی جهانی منتشر شد. از جمله عواملی که توانایی سازمان در تشخیص آسیب پذیری ها و خطرات مهم را مختل کرده است ، این گزارش نشان دهنده فراگیر بودن تعصبات شناختی و فکر گروهی و همچنین ساختار عملیاتی سازمان است: از یک طرف ، به طور گسترده ای به سازمان اعتقاد داشت که یک مالیبحران نمی تواند در یک اقتصاد بزرگ پیشرفته اتفاق بیفتد و از سوی دیگر ، وجود ذهنیت سیلو مانع از اشتراک گذاری اطلاعات در واحدها و ادارات برای کمک به پیش بینی بحران می شود. نتایج ارزیابی توسط هیئت IMF و مدیریت اجرایی برای تجدید نظر در نحوه عملکرد سازمان استفاده می شود.
• مرکز بشردوستانه مؤثر یک چارچوب مفهومی برای ارزیابی عملکرد پایه ها ایجاد کرد. این چارچوب راهی را برای بنیاد فراهم می کند تا منافع اجتماعی ایجاد شده توسط فعالیت های خود را نسبت به منابعی که سرمایه گذاری می کند استنباط کند ، و هدف این است که رهبران خود بتوانند عملکرد سازمان خود را با گذشت زمان و در رابطه با سایر بنیادها درک کنند.

   

چارچوبها

تعدادی از مدل ها یا چارچوب های انجام ارزیابی عملکرد سازمانی وجود دارد. انتخاب کدام چارچوب (یا ترکیبی از چارچوبها) برای استفاده بستگی به ماهیت سازمان ، به منظور ارزیابی و به شرایطی دارد که سازمان ارزیابی شده در آن فعالیت می کند. وب سایت بازتاب و یادگیری جزئیات مربوط به دلیل و ویژگی های چارچوب های مختلف را ارائه می دهد. همانطور که در مقاله ای که در وب سایت Impact Alliance ارائه شده است ، ذکر شده است ، لازم به ذکر است که چارچوب های مختلف تحت تأثیر فلسفه ها و نظریه های مختلف تغییر سازمانی قرار دارند. یک سازمان باید چارچوبی را انتخاب کند که متناسب با اعتقادات و فرهنگ های مدیریتی خود باشد تا اطمینان حاصل کند که به طور کامل در این فرآیند شرکت می کند و واقعاً از ارزیابی بهره می برد (ویرایشگر: پیوند این مقاله دیگر کار نمی کند. لطفاً در حالی که با ما همراه باشیدما یک پیوند متناوب برای این منبع پیدا می کنیم. 5 ژوئیه 2016).

یکی از جامع ترین چارچوب های ارزیابی عملکرد سازمانی (OPA) مدل ارزیابی نهادی و سازمانی (مدل IOA) است که توسط Universalia و مرکز منابع بین المللی توسعه (IDRC) شرح داده شده است. این مدل عملکرد یک سازمان را به عنوان یک ایده چند بعدی مشاهده می کند ، یعنی به عنوان تعادل بین اثربخشی ، ارتباط ، کارآیی و زنده ماندن مالی سازمان (به نمودار شماتیک زیر مراجعه کنید). این چارچوب همچنین بیان می کند که عملکرد سازمانی باید در رابطه با انگیزه ، ظرفیت و محیط خارجی سازمان مورد بررسی قرار گیرد. در واقع ، مروری بر ادبیات انجام شده به عنوان یک مرحله اولیه برای توسعه چارچوب نشان داد که سازمان ها تغییر می کنند: در پاسخ به عوامل موجود در محیط خارجی خود ، به دلیل تغییر در منابع داخلی خود (به عنوان مثال ، مالی ، فناوری ، انسان) و به عنواننتیجه تغییرات اساسی در ارزش ها در سازمان ، که به نوبه خود بر وضعیت سازمانی ، فرهنگ و روش های کار تأثیر می گذارد. ارزیابی سازمانی کتاب: چارچوبی برای بهبود عملکرد توسط Lusthaus و همکاران. جزئیات بیشتر در مورد مدل IOA و در مورد موضوعات کلیدی روش شناختی برای انجام OPA بحث می کند. در همین حال ، تقویت عملکرد سازمانی: یک جعبه ابزار برای ارزیابی خود توسط Lusthaus و همکاران. ابزارها و نکاتی را برای سازمانهایی که مایل به انجام OPA هستند ارائه می دهد. هر دو این منابع به صورت عمومی (به زبان فرانسه و انگلیسی) در وب سایت IDRC در دسترس هستند.

منبع: مدل ارزیابی نهادی و سازمانی Universalia (مدل IOA)

منبع اصلی: همانطور که در بالا ذکر شد ، وب سایت بازتاب و یادگیری طیف وسیعی از چارچوب ها را برای انجام ارزیابی عملکرد سازمانی ارائه می دهد. این سایت همچنین فرایند و مدیریت OPA را معرفی می کند و یک پایگاه داده از ابزارهای بتونی را ارائه می دهد که سازمانها می توانند برای انجام ارزیابی ها از آن استفاده کنند.

ملاحظات مهم

خود ارزیابی یا ارزیابی خارجی؟

یک تصمیم کلیدی که یک سازمان هنگام انجام ارزیابی سازمانی باید اتخاذ کند ، این است که آیا عملکرد خود را ارزیابی می کند ، برای ارزیابی خارجی یا استفاده از ترکیبی از هر دو رویکرد استفاده می کند. برخی از مزایای خود ارزیابی این است که مالکیت سازمان را از ارزیابی تشویق می کند و از این طریق پذیرش بازخورد و تعهد به توصیه های ارزیابی را افزایش می دهد. با این حال ، اشکالاتی از رویکرد خود ارزیابی این است که ذینفعان خارجی ممکن است استقلال یا اعتبار یافته ها را زیر سوال ببرد و ممکن است از این که به دلیل حساسیت های احتمالی در سازمان ، با مسائل سخت روبرو نشود ، بپرسند.

کدام موضوعات برای اولویت بندی؟

همانطور که توسط کاتلین Immordino در کتاب خود در مورد ارزیابی سازمانی در بخش دولتی تأکید کرد ، سؤالاتی که یک سازمان باید به عنوان بخشی از ارزیابی از آن بپرسد بستگی به زمینه خاص سازمان دارد."در هر سازمان پیچیده ، چیزهای بی شماری وجود دارد که می توانند اندازه گیری و مورد مطالعه قرار گیرند. یک فرایند ارزیابی مؤثر بر روی مواردی متمرکز است که بیشترین تأثیر را در نحوه عملکرد سازمان دارند. "ملاحظات عملی که ممکن است انتخاب یا اولویت بندی سؤالات کلیدی برای ارزیابی سازمانی را راهنمایی کند عبارتند از:

1. زمان مورد نیاز و منابع موجود برای پاسخ به هر سؤال ؛
2. هدف سازمان برای انجام ارزیابی (به عنوان مثال ، تمایل به تقویت مسئولیت پذیری یا تمایل به اطلاع رسانی به یک چرخه برنامه ریزی استراتژیک جدید). وت
3. نیاز به تعادل منافع چندین ذینفع.

هنگامی که یک سازمان تصویری واضح از آنچه می خواهد اندازه گیری کند ، باید برای ارزیابی عملکرد آن از چه شاخص هایی (کمی و کیفی) استفاده کند. این می تواند یکی از مراحل چالش برانگیز در فرآیند ارزیابی سازمانی باشد زیرا ممکن است مجموعه ای از شاخص های بالقوه مفید به نظر برسد ، اما از بین بردن مواردی که واقعاً مهم هستند و به سؤالات ارزیابی پاسخ می دهند می تواند دشوار باشد.

چالش های انتخاب شاخص ها به عنوان بخشی از فرآیند ارزیابی سازمانی

• اندازه گیری چیزی در یک سازمان می تواند اهمیت خود را افزایش دهد: به عنوان مثال ، یک سازمان غیردولتی خدمات اجتماعی که برای ردیابی تعداد افرادی که در یک جامعه خدمت می کند ، ممکن است در نهایت تلاش کند تا تعداد افرادی را که بازدید می کند افزایش دهد و زمان صرف شده با هر یک را کاهش دهدشخص (با عواقب احتمالی برای کیفیت خدمات ارائه شده).
• شاخص های ساده ممکن است همیشه متناسب با این لایحه نباشند و ممکن است نیاز به ترکیب داشته باشند: توسعه شاخص های کافی برای اندازه گیری پویایی پیچیده موجود در یک سازمان می تواند کاملاً چالش برانگیز باشد. سازمان ها ممکن است مجموعه ای از شاخص های با دقت در نظر گرفته شده را توسعه دهند اما با تجزیه و تحلیل نتایج خود باید با گذشت زمان آنها را اصلاح کنند.
• شاخص ها ممکن است در بین ذینفعان متفاوت تفسیر شوند: به عنوان مثال ، شاخصی که تنوع بخشیدن به بودجه یک سازمان را برای ارزیابی زنده ماندن مالی آن اندازه گیری می کند ، می تواند توسط برخی از ذینفعان مثبت مشاهده شود ، زیرا تنوع نشان می دهد که سازمان بیش از حد به یک اهدا کننده واحد متکی نیست. در همین حال ، سایر ذینفعان ممکن است این اندازه گیری را در یک نور منفی مشاهده کنند ، زیرا برخورد با اهدا کنندگان متعدد می تواند منجر به تکه تکه شدن و افزایش هزینه های سازمانی شود تا بتواند چندین مورد نیاز اهدا کننده را مدیریت کند (هر اهدا کننده ممکن است اولویت ها ، انتظارات ، سیستم ها و ارزیابی و گزارش را داشته باشد. الزامات).

در انتخاب گزینه ها چه چیزی را باید در نظر بگیرید؟

ارزیابی های سازمانی از سنت یک روش مطالعه موردی پیروی می کنند. یک مطالعه موردی نیاز به یک طرح تحقیقاتی دارد که بر درک واحد (سازمان) متمرکز است و می تواند از ترکیبی از داده های کیفی و کمی استفاده کند. انتخاب گزینه ها به شرایط خاص سازمان و ذینفعان آن بستگی دارد. ما دریافتیم که مشاهده (بازدیدهای سایت) ، بررسی اسناد ، مصاحبه ها و نظرسنجی ها برخی از متداول ترین گزینه های مورد استفاده است. بازدیدها و مشاهده سایت اطلاعات حیاتی در مورد امکانات ، مصنوعات فیزیکی و تعامل بین کارکنان یک سازمان ارائه می دهد. در همین حال ، از یک بررسی اسناد برای پیروی از سوابق کتبی سازمان استفاده می شود: دقیقه جلسات ، گزارش ها ، سیاست ها و غیره. مصاحبه ها منبع اصلی داده ها برای ارزیابی های سازمانی هستند و باید با طیف گسترده ای از پاسخ دهندگان (زن و مرد و زن و مرد انجام شود.). نظرسنجی ها به ویژه برای جمع آوری داده ها از تعداد زیادی از افراد و برای به دست آوردن اطلاعات در مورد نگرش افراد ، ادراکات ، نظرات ، ترجیحات ، اعتقادات و غیره مفید است. این چهار گزینه جمع آوری داده ها می توانند برای مثلث اطلاعات و اعتبارسنجی نتیجه گیری ها استفاده شوند: استفاده از بیش از یکمنبع داده می تواند به شناسایی اختلافات بین آنچه مردم می گویند و آنچه مردم انجام می دهند ، و همچنین بین سازمان و آنچه باید باشد کمک کند.

عواملی که از استفاده از نتایج ارزیابی پشتیبانی می کنند

نتایج ارزیابی سازمانی دارای کاربردهای متنوعی است. به عنوان مثال ، آنها می توانند توسط یک سازمان برای ایجاد ظرفیت خود ، اعتبارسنجی کار خود ، ترویج گفتگو با سرمایه گذاران یا شرکا و کمک به تدوین استراتژی های خود برای آینده استفاده شوند. با این حال ، برای اطمینان از استفاده از نتایج ارزیابی سازمانی ، استفاده از آنها باید توسط سازمان از ابتدای ارزیابی برنامه ریزی شود ، و همچنین در طول مرحله اجرای و حتی یک بار گزارش ها ارسال و منتشر شده است. برخی از شرایطی که باعث افزایش استفاده از نتایج می شود:

• هدف و مزایای ارزیابی برای ذینفعان سازمان مشخص است.
• تمرکز اصلی ارزیابی بر یادگیری است نه در پاسخگویی.
• رهبری داخلی برای قهرمان روند و نتایج ارزیابی مشخص می شود.
• فرهنگ سازمانی روشی است که از استفاده از بازخورد مثبت و منفی در برنامه ریزی و مدیریت تغییر پشتیبانی می کند
• ذینفعان در فرایند ارزیابی (از مراحل مذاکره و برنامه ریزی) درگیر هستند.
• ذینفعان ارزیابی را به عنوان مربوطه ، معتبر ، شفاف ، با کیفیت بالا می بینند و یافته ها دارای اعتبار چهره است.
• تیم ارزیابی قادر به برقراری ارتباط با هدف ارزیابی ، رویکرد آنها و نتایج به کارمندان ارشد و اعضای هیئت مدیره است.
• این گزارش به موقع است (یعنی ، در یک زمان مناسب در چرخه برنامه ریزی سازمان تولید می شود).
• فرایندی در دست و منابع اختصاص داده شده برای اجرای و پیگیری توصیه های ارزیابی وجود دارد.
• توصیه ها واقع بینانه و عملی هستند (برای مثال ، از نظر مالی).

منابع

مثال ها

این گزارشی از دفتر ارزیابی مستقل (IEO) از صندوق بین المللی پول (IMF) در مورد عملکرد آن منتهی به بحران مالی و اقتصادی جهانی است.

ارزیابی عملکرد عملکرد بنیاد توسط مرکز بشردوستانه مؤثر.

راهنما

این کتاب ، قابل بارگیری به عنوان کتاب الکترونیکی یا PDF ، کلیه جنبه های عملکرد سازمانی ، از جمله محیط فعال ، ظرفیت نهادی ، مدیریت ، زنده ماندن مالی و انگیزه کارکنان را در بر می گیرد.

این کتاب یک فرآیند آزمایش شده برای ارزیابی خود سازمانی ارائه می دهد. این شامل ابزارها و تکنیک ها و شیوه های ارزیابی سازنده برای کمک به سازمانها در ارزیابی اینکه آیا اهداف خود را به طور مؤثر برآورده می کنند ، کمک می کنند.

وب سایت ها

این وب سایت جزئیات مربوط به دلیل و ویژگی های چارچوب های مختلف برای انجام ارزیابی عملکرد سازمانی را ارائه می دهد.