5 مزایای اصلی اتخاذ یک پروژه مؤثر مدیریت نمونه کارها و ابتکار عمل PMO

کشف کنید که چگونه تصمیم گیری بهتر ، Stakehlder Vale و موفقیت قابل تکرار در پذیرش موفقیت آمیز مدیریت نمونه کارها پروژه است.

در این پست ما پنج نوع اصلی مزایا را که با اتخاذ یک استراتژی مدیریت نمونه کارها/PMO مؤثر به دست می آوریم ، بررسی می کنیم. این شامل:

1. تقویت محیطی که تصمیم گیری مشترک آسان تر و مثمر ثمر تر است.
2. به حداقل رساندن خطرات برای پروژه های فردی از نظر تأثیر تجاری.
3. اطمینان حاصل کنید که منابع انسانی شما برای کنترل و کارآیی به حداکثر رسیده است.
4. اثبات ارزش PMO به ذینفعان مهم - از نظر شرایطی که برای آنها مهم است.
5. اطمینان از این که موفقیت نه تنها امروز اتفاق می افتد ، بلکه با ابتکارات پروژه آینده نیز بیشتر است.

حال بیایید هر یک از این مزایا را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

شماره 1 تصمیم گیری بهتر

اولین سطل ما از PMO مربوط به توانایی آن در تصمیم گیری های بهتر تجاری است. برای تصمیم گیری خوب به داده های خوب نیاز دارید و به همین دلیل دید بسیار مهم است ، هم از دیدگاه استراتژیک ، از بالا به پایین و هم از دیدگاه تاکتیکی به بالا. هنگامی که شما در معیارهای پروژه گذشته کار خوبی دارید ، پیش بینی عوامل آینده مانند استفاده از منابع را بسیار ساده تر می کند. و هنگامی که شما در مورد آنچه در سبد پروژه فعلی خود اتفاق می افتد ، می توانید بدانید ، می توانید دریابید که کدام پروژه ها به اهداف شرکت کمک نمی کنند. به عنوان بخشی از تیم مدیریت نمونه کارها پروژه ، بهتر است این موضوع را کشف کنید تا اینکه از خط مدیران مشاغل یا حتی بدتر از مجموعه اجرایی بشنوید. در زمینه استفاده از منابع ، یک استراتژی خوب PMO به شما کمک می کند تا درک کنید که چگونه در یک پروژه تغییر می کنید بر تحویل سایر پروژه ها تأثیر می گذارد. همچنین به شما کمک می کند تا در صورت لزوم مجدداً اولویت بندی و مجدداً تخصیص دهید. و سرانجام ، یک استراتژی PMO خوب ، که از فناوری جامد حمایت می شود ، به شما امکان می دهد چندین سناریو را مدل کنید تا اطمینان حاصل کنید که پروژه هایی که اضافه می کنید به اهداف شرکت کمک می کند و پروژه های دیگر را خراب نمی کند.

#2 خطر را به حداقل برسانید

PMO مزایای سطل دو توانایی جلوگیری یا کاهش قرار گرفتن در معرض خطرات است. اگر در اولین وبینار در سری PMO ما با عنوان واقعیت مزاحم امروزی PMO شرکت کردید ، در مورد روش های بسیاری شنیده اید که PMO را می توان به ضرر سازمان در نظر گرفت و این مکان دلپذیر نیست. چندین دسته از خطرات از جمله مالی ، حاکمیت ، استفاده از منابع و تلاشهای نادرست وجود دارد. از طرف مالی ، سیاست های خوب PMO به شما کمک می کند تا مزایای آن را در مقابل هزینه لغو یک پروژه عملکرد ضعیف و همچنین شناسایی پروژه هایی که در اهداف شرکت ها کمک نمی کنند ، محاسبه کنید. هرچه زودتر این پروژه های راه را شناسایی کنید ، زودتر خطرات خود را کاهش می دهید. در مورد کاهش ریسک حاکمیت ، هدف ایجاد یک چارچوب پاسخگویی است که تضمین می کند سطح مناسب انطباق از طریق هر چرخه عمر پروژه دنبال شود.

شماره 3 منابع را به حداکثر برسانید

سومین فایده بزرگ PMO توانایی حداکثر رساندن منابع شما است. میزان دید بیشتری که قبلاً به آنها اشاره کردیم ، چه در سطح کلان و هم در میکرو ، این امکان را برای شما فراهم می کند که نوع کنترل پروژه های خود را که در یک محیط غیر PMO امکان پذیر نیست ، به دست آورید. یک رویکرد متمرکز همچنین به شما امکان می دهد هزینه های پروژه خود را کاهش دهید ، در درجه اول اگرچه کاهش یا از بین بردن تلاش های تکراری است. از آنجا که منابع انسانی تاکنون بیشترین هزینه اجرای پروژه ها را دارند ، این می تواند یک مزیت اساسی باشد. هیچ چیز ناامیدی و هزینه یک پروژه را بیشتر از کمبود مهارت ها ، به ویژه در دوره های اوج تقاضا ، افزایش نمی دهد. با یک ابزار برنامه ریزی ظرفیت مناسب می توانید تقاضای کلی و خاص پروژه خود را مشاهده کرده و منابع خود را بر این اساس مجدداً مجدداً به کار بگیرید. با داشتن یک پایگاه داده منابع ، شما قادر خواهید بود به سرعت منبع مناسب برای هر پروژه را پیدا کنید ، پروفایل مهارت ها را به روز نگه دارید و سپس تقاضای منابع ، تخصیص و توانایی را مدیریت کنید.

شماره 4 ارزش ذینفعان را اثبات می کند

اگر یک عامل وجود داشته باشد که PMO فوق العاده موفق را از بقیه جدا می کند، آن توانایی اثبات ارزش آن به ذینفعان است. منظور من از ذینفعان، هر کسی است که در PMO یا پروژه های فردی منافع خاصی دارد. این گروه شامل مدیران خط کسب و کار، مدیران پروژه، تحلیلگران مالی و تیم اجرایی است. به یاد داشته باشید که نه تنها ارزش واقعی کاری که انجام می دهید و چه کاری انجام می دهید، بلکه درک ارزش نیز اهمیت دارد. و زمانی که بتوانید به واقعیت و درک یک PMO خوش روغن و کارآمد دست یابید، مزایای زیادی حاصل می شود. شما می توانید روحیه بیرونی و درونی را تا حد زیادی گسترش دهید و زمان تولید گزارش های اجرایی و هیئت مدیره را کاهش دهید. یک استراتژی مؤثر PMO و PPM همچنین به ذینفعان مربوطه اجازه می دهد تا به وضعیت پروژه و داده های نتایج مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند، بدون اینکه آنها را با دسته بندی داده هایی که نامربوط و گیج کننده هستند، درگیر کنند. نتیجه خالص این درجه شفافیت بیشتر این است که ذینفعان سطح راحتی و قدردانی بسیار بیشتری از کاری که شما انجام می دهید هم از نظر اجرای پروژه و هم از نظر نتایج بدست می آورند.

شماره 5 موفقیت قابل تکرار را فعال کنید

ما به اهمیت اثبات ارزش PMO برای همه ذینفعان اشاره کردیم. یکی از بهترین راه ها برای انجام این کار این است که نشان دهیم چگونه PMO محیطی را ایجاد می کند که منجر به موفقیت پروژه قابل تکرار و قابل پیش بینی می شود. در حالی که مهارت های رهبری PMO را کاهش نمی دهد، ماهیت یک PMO موثر ارائه یک چارچوب فرآیند و زیرساخت فناوری است که به شما امکان می دهد به طور مداوم به اهداف تجاری خود دست یابید. موفقیت تکرارپذیر با ایجاد بهترین شیوه ها و روش های مدیریت پروژه اثبات شده و اعمال استفاده از آنها در سراسر سازمان به دست می آید. شما باید بتوانید از فرآیندها و درس های آموخته شده از پروژه های قبلی و ثبت این اطلاعات در مخزن پروژه استفاده کنید. این به شما امکان می دهد نه تنها از داده های گذشته استفاده کنید، بلکه از داده های زمان واقعی نیز برای بهبود مستمر عملیات و نتایج پروژه خود استفاده کنید. به این ترتیب، شما به عنوان یک سازمان فعال و نه واکنشی دیده خواهید شد. در نهایت، باید اطمینان حاصل کنید که نسخه واحدی از حقیقت برای اعمال ثبات در ارزیابی پروژه های گذشته و هدایت اولویت بندی و اجرای پروژه های آینده دارید.