مزایا و مضرات فاکتورها

تیم محتوای Gocardless گروهی از متخصصان موضوع را در زمینه های مختلف از سراسر Gocardless تشکیل می دهد. نویسندگان و داوران در بخش های فروش ، بازاریابی ، حقوقی و امور مالی کار می کنند. همه دانش و تجربه عمیق در جنبه های مختلف فناوری طرح پرداخت و قوانین عملیاتی برای هر یک دارند. این تیم در طرح های پرداخت خوب مانند Devebit Debit UK ، طرح SEPA اروپا و طرح ACH ایالات متحده و همچنین در طرح هایی که در اسکاندیناوی ، استرالیا و نیوزیلند فعالیت می کنند ، تخصص دارد. بیوگرافی کامل را ببینید

آخرین ویرایش نوامبر 2022 - 8 دقیقه خوانده شده

مزایا ، معایب و استفاده از موارد صورتحساب فاکتور.

صورتحساب به عنوان یک روش صورتحساب می تواند مزایا و معایبی را برای مشاغل ارائه دهد. با این حال ، نکته مهم برای مشاغل نحوه جمع آوری پرداخت فاکتور است. روش پرداختی که یک شرکت در فاکتورهای خود می پذیرد ، تعیین می کند که صورتحساب سودمند است یا تنگنا برای رشد تجارت.

در این مقاله مزایا و مضرات گسترده صورتحساب به عنوان یک روش جمع آوری پرداخت بررسی می شود و سپس بحث می کند که چرا مزیت واقعی و ضرر فاکتور در نحوه جمع آوری پرداخت در واقع است.

در این مقاله:

مزایای استفاده از فاکتورها چیست؟

شما حق دارید برای تلاش های خود پرداخت کنید و می توانید شرایط پرداخت خود را تعیین کنید.

این موارد باید در ابتدای رابطه تجاری روشن شود ، اما این فاکتور است که تقاضای شما برای پرداخت را رسمیت می بخشد. استفاده از فاکتور دارای چندین مزیت است.

این امر را برانگیخته می کند. در جایی که پرداخت مقدماتی لازم نیست ، این احتمال وجود دارد که مشتری بدون دریافت فاکتور ابتدا به شما پرداخت نکند. پرداخت کالاها یا خدمات ارائه شده قبل از صدور فاکتور بسیار نادر است که بدهی ها به ندرت داوطلبانه و بدون سریع تسویه می شوند.

فاکتورها به مشتریان یادآوری می کنند کار تکمیل شده یا کالاهای ارائه شده. این یک لایحه مورد نظر است ، بنابراین مشتریان می توانند آنچه را که برای پول خود دریافت می کنند ببینند.

آنها یک ابزار مفید ضبط هستند. HMRC به مشاغل نیاز دارد تا حداکثر شش سال سوابق را حفظ کنند و خود اشتغالی را برای حفظ شواهد در مورد فروش ، درآمد و هزینه ها به مدت پنج سال حفظ کنند. نداشتن بایگانی به روز و دقیق فاکتورهای صادر شده و دریافت شده می تواند جریمه سنگینی را از درآمد به خطر بیندازد.

این فرصتی برای ارسال پیام مثبت در مورد شرکت و مارک شما است. این مربوط به خود سند است - با یک آرم شرکت ، آدرس وب سایت و استفاده از زبان حرفه ای - و فرایند صورتحساب ، چقدر جلا به نظر می رسد. تولید فاکتور کارآمد و جمع آوری پرداخت می تواند رضایت مشتری را بهبود بخشد. به همان اندازه ، سیستم های ضعیف مدیریت شده به راحتی می توانند به اعتبار یک شرکت آسیب برساند.

مضرات فاکتورها چیست؟

برخی از نقاط ضعف بالقوه برای استفاده از فاکتورها وجود دارد ، اما این موارد بیشتر ناشی از مدیریت ضعیف و فرآیندهای ناکافی است:

یک سند بد تهیه شده و مبهم می تواند به اشتباه تفسیر شود یا به راحتی مورد اختلاف قرار گیرد و پرداخت آن را به تأخیر بیندازد.

اگر فروش محصول یا ساعات کار انجام شده به طور دقیق ذکر نشده باشد ، فاکتور می تواند تقریبی به نظر برسد و قابل چالش باشد. فاکتور خوب واضح ، دقیق و دقیق است.

فاکتورهایی که اواخر صادر می شود می تواند مشتریان را ترغیب کند که در مورد تسویه بدهی به همان اندازه آرام باشند. خواسته ها باید بلافاصله مطرح شود تا نیاز به پرداخت سریع بر مشتری تأثیر بگذارد.

چه زمانی صورتحساب مناسب نیست؟

فاکتورهای منظم برای انواع پرداخت مناسب نیستند. به عنوان مثال ، اگر رابطه مداوم با مشتری وجود نداشته باشد ، از فاکتور استفاده نمی شود ، یا در صورت نیاز به پرداخت به صورت مقدماتی ، یک فاکتور طرفدار فرم مناسب تر خواهد بود.

برخی از صنایع از پرداختهای پیش فرض زیادی برای کالاها یا خدمات مانند خرده فروشی و تجارت الکترونیکی استفاده می کنند. بازرگانان در این بخش ها قبل از تحویل یا اعزام کالاهای فیزیکی ، نیاز به پرداخت فوری دارند.

کسانی که در صنعت میهمان نوازی فعالیت می کنند ، مانند میخانه ها ، کافه ها و کافه ها ، همچنین اغلب پول نقد یا دیجیتالی را از مشتریان در محل دریافت می کنند ، بنابراین به ندرت فاکتورها را صادر می کنند.

مزایا و مضرات فاکتور

در اینجا یک واقعیت در مورد صورتحساب وجود دارد که شما در بسیاری از مکان های دیگر نمی خوانید ، اما باید از آن آگاه باشید و به آن عمل کنید:

در حالی که مزایا و مضراتی برای صورتحساب خود وجود دارد - واقعیت اساسی این است که مزایا و مضرات واقعی صورتحساب در نحوه پذیرش پرداخت در فاکتورهای خود یافت می شود.

متأسفانه ، درست است که اگر روشهای پرداخت اشتباه را در فاکتورهای خود بپذیرید ، پرداخت های دیررس را تجربه خواهید کرد و سطح قابل توجهی از مدیر دستی ایجاد می کنید. این امر بر جریان نقدی تأثیر منفی خواهد گذاشت و منابع ارزشمند را از تجارت اصلی به وظایف مدیر پرداخت می کند.

با این حال ، اگر از روش پرداخت مناسب برای جمع آوری در فاکتورهای خود استفاده می کنید ، نتیجه مخالف می گیرید. فاکتورهای شما همیشه در موعد مقرر پرداخت می شوند ، پرداخت های دیررس را از بین می برند و روند پرداخت شما می تواند به صورت خودکار انجام شود و به طور جدی میزان مدیریت دستی مورد نیاز را کاهش می دهد.

حال بیایید به برخی از روش های موجود برای جمع آوری پرداخت در فاکتورها نگاه کنیم و روش پرداخت مناسب را که برای تجارت شما مفید خواهد بود ، شناسایی کنیم.

روش های جمع آوری پرداخت فاکتور

پرداخت ها از زمان ظهور اقتصاد دیجیتال بسیار طولانی شده است ، و امروز تعداد زیادی از گزینه ها در دسترس است:

پول نقد و چک ،

کارت های اعتباری و بدهی

نقل و انتقالات بانکی دستی

پرداخت خودکار بانکی

واقعیت این است که می توان فاکتور را از طریق هر یک از روشهای فوق پرداخت کرد ، بنابراین سؤال واقعی که باید از مشاغل بپرسید این است: مزایا و مضرات جمع آوری پرداخت در فاکتورها از طریق این روش ها چیست؟

پول نقد و چک

پذیرش پول نقد و چک در فاکتورها این روزها نسبتاً غیرمعمول است. در گذشته ، چک ها بخش قابل توجهی از پرداخت فاکتور را تشکیل می دادند ، اما این روزها آنها عمدتاً با روش های پرداخت دیجیتال جایگزین شده اند.

مزایا: پول نقد یک پرداخت فوری است ، مشاغل با مشتریان ملاقات می کنند و هیچ هزینه مالی مقدماتی برای پذیرش پول نقد وجود ندارد. چک ها کمی راحت تر از حمل پول نقد هستند ، اگرچه بدیهی است که فوری نیستند ، اما می توانند از طریق پستی ارسال شوند ، بنابراین آنها نیازی به حضور جسمی ندارند.

معایب: هر دو در حال حاضر روشهای منسوخ برای تسویه حساب فاکتورها هستند و سطح بالایی از پردازش دستی مورد نیاز است زیرا هر دو نیاز به بانکداری و آشتی دارند. چک ها همچنین مستعد تقلب هستند و ممکن است برای نسل های جوان ناآشنا باشند. هیچ اتوماسیون صرفه جویی در وقت در دسترس نیست.

کارت های اعتباری و بدهی

پذیرش پرداخت کارت اعتباری و بدهی در فاکتورهای شما به شما نیاز دارد تا پول های آنلاین را تنظیم کنید ، از یک پردازنده پرداخت استفاده کنید یا یک حساب بازرگان برای جمع آوری پرداخت داشته باشید. همچنین به یک کارت خوان نیاز دارید تا از طریق تلفن پرداخت کارت را از طریق فاکتورهای خود بپردازید.

فاکتور شما باید حاوی پیوندی به صفحه پرداخت آنلاین باشد ، یا پیوند می تواند در ایمیلی باشد که فاکتور به آن وصل شده است و به مشتری امکان می دهد با کارت خود بپردازد.

مزایا: کارتهای اعتباری و بدهی می توانند روشهای مناسب پرداخت باشند. مردم عادت دارند که با کارت آنلاین بپردازند و پرداخت به سرعت پاک می شود - این بسته به ارائه دهنده خدمات پرداخت و شبکه کارت پرداخت کننده شما می تواند به محض روز بعد باشد.

معایب: کارتهای اعتباری و بدهی دارای هزینه معاملات نسبتاً بالایی هستند و از نرخ خرابی پرداخت 10 ٪ - 15 ٪ رنج می برند زیرا کارت ها منقضی می شوند یا گم می شوند و لغو می شوند. علاوه بر این ، نرخ خرابی پرداخت و عدم دید کلی در وضعیت پرداخت کارت ، سطح بالایی از مدیر مالی وقت گیر را ایجاد می کند.

کیف پول

کیف پول های دیجیتالی مانند Apple Pay ، Google Pay یا Amazon Pay روشی بسیار مناسب برای پرداخت کالا و خدمات به مصرف کنندگان ارائه می دهد ، با این حال ، پرداخت کیف پول دیجیتال در فاکتورها چندان متداول نیست.

برای پذیرش پرداخت کیف پول دیجیتال ، ابتدا باید به عنوان یک تجارت برای خدمات مربوطه ثبت نام کنید ، سپس با استفاده از رابط ارائه شده ، پرداخت را تنظیم کرده و با فاکتور خود پیوندی را ارسال کنید. ارائه دهندگان کیف پول دیجیتال مانند Google نیز خدمات صورتحساب ارائه می دهند.

مزایا: کیف پول های دیجیتال می توانند روش های پرداخت مناسب باشند اما به طور معمول برای خرید آنلاین یا خیابان های بالا به جای تسویه حساب فاکتورها استفاده می شوند.

معایب: هزینه های پردازش اضافه می شود و در مقایسه با سایر روش های جمع آوری پرداخت ، آن را بسیار گران می کند. کیف پول های دیجیتال به گونه ای طراحی شده اند که مصرف کنندگان برای پرداخت کالاها و خدمات B2C در فروشگاه های داخل و آنلاین و به صورت آنلاین ، این کار را آسان و راحت می کند و به همین ترتیب هیچ مزایایی واقعی برای مشاغل B2B ارسال یا جمع آوری پرداخت فاکتور ارائه نمی دهد.

پرداخت بانکی دستی

نوعی پرداخت دستی بانکی یا انتقال ، یکی از متداول ترین راه های تسویه حساب فاکتور B2B است.

مزایا: پرداخت های بانکی دستی نیازی به مشارکت شخص ثالث ندارد ، صرفاً نیاز به جزئیات بانکی گیرنده و دسترسی به یک برنامه بانکی آنلاین دارد. نقل و انتقالات بانکی دستی نیز ارزان است. در واقع ، آنها به طور معمول رایگان هستند. آنها همچنین سریع هستند - پس از آغاز ، وجوه در همان روز یا روز بعد حداکثر می رسند.

معایب: ضرر نقل و انتقالات دستی بانکی یک مسئله مهم است که در مورد تمام روشهای فوق پذیرش پرداخت در فاکتورهای شما اعمال می شود - شما به مشتری خود اعتماد می کنید تا قبل از پرداخت هزینه اقدام کنید!

تمام روشهای فوق "پرداخت فشار" است که مشتری شما را کنترل می کند تا روند پرداخت شما را کنترل کند ، به این معنی که آنها تصمیم می گیرند در هنگام پرداخت حقوق ، و در نتیجه پرداخت های دیرهنگام تصمیم بگیرند. این یک مسئله عظیم برای مشاغل به طور کلی و مشاغل SME B2B به ویژه است که بر جریان نقدی تأثیر منفی می گذارد ، رشد را محدود می کند و باعث ایجاد استرس و فشار زیادی برای صاحب مشاغل می شود.

صاحبان مشاغل تمایل دارند که پرداخت های دیررس را در مورد فاکتورها به عنوان بخش اجتناب ناپذیر در انجام تجارت مشاهده کنند. با این حال ، راهی برای از بین بردن پرداخت های دیررس در فاکتورهای شما به طور کامل وجود دارد!

خواندن را ادامه دهید تا راه حل سریع ، ساده و مقرون به صرفه را کشف کنید که پرداخت های دیررس را در فاکتورهای شما از بین می برد و اطمینان می دهد که هر بار به موقع پرداخت می کنید!

پرداخت خودکار بانکی

پرداخت خودکار بانکی یک "پرداخت کشش" است که شما را در کنترل کامل فرآیند جمع آوری پرداخت خود قرار می دهد و شیوه ای مقرون به صرفه ، قابل اعتماد و مطمئن را در اختیار شما قرار می دهد تا همیشه پرداخت فاکتورها را در تاریخ موعد خود جمع کند.

Gocardless از طریق طرح بدهی مستقیم ، پرداخت خودکار بانکی را در فاکتورها به SME ها ارائه می دهد. بدهی مستقیم به سادگی انتقال مستقیم وجوه از یک حساب بانکی به دیگری است. این نقل و انتقالات به طور کلی تکرار می شوند اما می توانند برای پرداخت های یک طرفه نیز استفاده شوند.

با استفاده از داشبورد بازرگان Gocardless ، می توانید به سرعت و به راحتی با چند کلیک پرداخت کنید و یک فرم مجوز بدهی مستقیم به طور خودکار به مشتری خود ایمیل کنید. هنگامی که مشتری شما مجازات را مجاز کرد ، می توانید طبق توافق ، پرداخت را شروع کنید.

فیلم را تماشا کنید و مزایای بدهی مستقیم در 60 ثانیه را درک کنید!

پرداخت های دیررس و پرهزینه را با جمع آوری خودکار فاکتور از بین ببرید. Gocardless تنظیم سریع و آسان است و هر بار فاکتورهای خود را به موقع پرداخت می کند.

"فاکتورهای به تأخیر افتاده عملاً وجود ندارند و این باعث خوشحالی ما می شود!"- جورج فورد ، کارگردان ، ورفی

مزایای پرداخت خودکار بانکی

بدهی مستقیم یک "پرداخت" بسیار قابل اعتماد و انعطاف پذیر است که به مشاغل اجازه می دهد تا بدون اینکه به دنبال مجوز بیشتر مشتری باشند ، مبلغ ، فرکانس و تاریخ پرداخت را تغییر دهند. این امر باعث می شود بدهی مستقیم از طریق Gocardless مناسب برای جمع آوری پرداخت در فاکتورهایی باشد که ممکن است در تاریخ های نامنظم و مبلغ مختلف باشد.

همیشه پرداخت فاکتور را به موقع جمع کنید

هنگامی که مشتری مجازات را مجاز کرد ، پرداخت ها به طور خودکار در تاریخ مقرر تعیین شده توسط شما جمع آوری می شود ، پرداخت های دیررس و تمام سرپرست و استرس هایی را که با آنها انجام می شود ، از بین می برد

اتوماسیون باعث صرفه جویی در وقت در مدیر پرداخت دستی می شود

Gocardless بیش از 200 ادغام را با بسته های نرم افزاری حسابداری ارائه می دهد که اجازه می دهد مقدار زیادی از مدیر پرداخت به همراه جمع آوری پرداخت خودکار شود. Gocardless بدون داشتن مدیر پرداخت دیرهنگام و امکان خودکار سازی فرایند آشتی بانکی ، هر ماه ساعات بازرگانان را از زمان مدیریت دستی صرفه جویی می کند.

حمایت از مصرف کننده و حساسیت کمتری به کلاهبرداری

علاوه بر این ، ضمانت بدهی مستقیم از مشتریان محافظت می کند از پرداختهای غیرمجاز - هرگونه برداشتی که مجاز نبوده یا دوره اخطار لازم را ارائه نداده اند ، به حساب مشتری بازپرداخت می شود.

مشتریان همچنین از موارد پایین تر از کلاهبرداری در روش های پرداخت بانکی در مقایسه با پرداخت کارت که مستعد فعالیت کلاهبرداری هستند ، بهره مند می شوند.

به نظر می رسد صورتحساب رایگان یا حداقل بسیار کم هزینه به نظر می رسد. با این حال ، هزینه های غیرمستقیم قابل توجه است.

فاکتورها باید مطرح و ارسال شوند و پس از دریافت پرداخت ، یک روند آشتی بانکی باید انجام شود. فاکتورها به ناچار باید تعقیب شوند زیرا پرداخت های دیررس مسئله بزرگی برای مشاغل است.

تعقیب پرداخت های دیررس یک کار استرس زا و وقت گیر است که مدیر دستی بیشتری را ایجاد می کند که تیم مالی شما را به هم وصل می کند یا حتی بدتر ، شما را از کارهای اصلی تجارت خود دور می کند.

بنابراین هزینه های صورتحساب دستی به موقع و منابع است که در نهایت هزینه های مربوط به حقوق و نرخ ساعتی را هزینه می کند به این معنی که میانگین هزینه پردازش فاکتور در انگلیس بین 4 تا 25 پوند است.

در مقابل جمع آوری پرداخت فاکتور از طریق روش پرداخت خودکار بانکی ، مانند بدهی مستقیم ،

قابل اعتماد ، مقرون به صرفه و امن

بنابراین جمع آوری فاکتورها با Gocardless با استفاده از روش پرداخت بانکی مانند بدهی مستقیم قابل اعتماد ، مقرون به صرفه و ایمن است. همچنین پرداخت های دیررس و مدیر وقت وقت گیر را از بین می برد و در عین حال راحتی و امنیت پرداخت کنندگان را نیز ارائه می دهد.

فیلم 60 ثانیه ای را در زیر مشاهده کنید ، که در آن ناتان ، مشتری Gocardless ، در مورد چگونگی جمع آوری خودکار پرداخت در فاکتورها از طریق بدهی مستقیم صحبت می کند. توضیح می دهد که وی 100 ٪ اطمینان دارد که این پرداخت ها وارد می شوند زیرا او دیگر به مشتری یا بخش حساب های آنها متکی نیست تا حقوق دریافت کنند.

Gocardless پرداخت هزینه برای مشاغل کوچک را آسان می کند. جمع آوری صورتحساب و پرداخت خودکار شما را در هنگام پرداخت حقوق کنترل می کند و پرداخت های دیررس را به گذشته تبدیل می کند.

"مشتریانی که فاکتورها را تا 4 ماه دیررس می کنند ، ما را دیوانه می کنند. اکنون می توانیم هنگام صدور فاکتورها به طور خودکار پرداخت کنیم."- استیو لایتون ، بنیانگذار ، قهوه لوبیا دارد

اولویت پرداخت کننده برای بدهی مستقیم

هیچگونه مضرات عملی برای جمع آوری پرداخت فاکتورها با پرداخت خودکار بانکی ، مانند بدهی مستقیم از طریق Gocardless وجود ندارد.

بدهی مستقیم ، از نظر تاریخی ، دسترسی SME ها از طریق بانک خود به دلیل نیازهای مالی و نظارتی بسیار دشوار بوده است. با این حال ، اکنون شرکت هایی مانند Gocardless می توانند یک سرویس بدهی مستقیم با مقرون به صرفه ارائه دهند که از طرف شما از همه مسائل قانونی و فنی مراقبت می کند و شما را به این نتیجه می رساند که به بهترین شکل ممکن تمرکز کنید.

برخی از مشاغل نگران این هستند که مشتریان با بدهی مستقیم راحت نباشند یا نمی خواهند از روش پرداخت فعلی خود تغییر کنند. با این حال ، محافظت بهتر در برابر کلاهبرداری و ضمانت بدهی مستقیم به مشتریان آرامش خاطر ارائه می دهد که از آنها محافظت می شود.

در واقع ، تحقیقات در مورد ترجیح پرداخت کننده نشان داد که روش های پرداخت بانکی (مانند بدهی مستقیم) در دسترس ترین و قابل اعتماد ترین در مقایسه با کارت های اعتباری و بدهی ، کیف پول های دیجیتال و رمزنگاری است.

پرداخت های دیررس و پرهزینه را با جمع آوری خودکار فاکتور از بین ببرید. Gocardless تنظیم سریع و آسان است و هر بار فاکتورهای شما را به موقع پرداخت می کند.

"فاکتورهای به تأخیر افتاده عملاً وجود ندارند و این باعث خوشحالی ما می شود!"- جورج فورد ، کارگردان ، ورفی